Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

Amaç

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile getirilen yükümlülükler, Anayasa'nın 20. maddesi ile düzenlenen özel hayatın gizliliği ve kişisel verilerin korunmasını talep hakkı ve ilgili yönetmelik, tebliğ ve Kurul kararları kapsamında; veri sorumlusu sıfatıyla Urga Teknoloji Yazılım ve Enerji Ltd. Şti. (Urga Teknoloji) olarak yükümlülüklerimizi yerine getiriyor, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesine önem veriyoruz.

İşbu politika; verilerin mahremiyetinin korunması ve gizliliğinin sağlanmasını kurumsal ilke olarak benimseyerek, iş süreçleri ve faaliyetleri kapsamında gerçekleştirdiğimiz veri işleme süreçleri ve veri güvenliğine ilişkin aldığımız tedbirler hakkında; personel, personel adayı, stajyer, tedarikçi, ziyaretçi, toplantı katılımcısı ve diğer kişilerin bilgilendirilmesi ile kişisel verileri işleyen personelin uyacağı usul ve esaslar konusunda bilinçlendirilmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kapsam

Bu politika, Urga Teknoloji iş süreçleri ve faaliyetleri kapsamında kısmen veya tamamen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilere ilişkindir.

Tanımlar

• Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızayı ifade eder.
• Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade eder.
• Çerez: İnternet sitesi tarafından cihazlara yerleştirilen; sitenin belirli işlevleri gerçekleştirmesini, tercihleri hatırlamasını, depolamasını veya ölçümlemesini sağlayan küçük metin dosyalarıdır.
• Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik cihazlar aracılığıyla oluşturulabildiği, erişilebildiği, değiştirilebildiği ve kaydedilebildiği ortamları ifade eder.
• Hizmet Sağlayıcı: Urga Teknoloji ile arasında sözleşme veya hukuki ilişki bulunan ve talep edilen hizmet çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişiyi ifade eder.
• İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi ifade eder.
• İrtibat Kişisi: Veri sorumlusunun Kanun kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak Kurum ile kurulacak iletişimin sağlanmasından sorumlu kişiyi ifade eder.

Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu

Verilerin hukuka uygun işlenebilmesi, yükümlülüklerin yerine getirilmesi, kişisel veri güvenliğinin takibi, güvenlik sorunlarının hızlı raporlanması ve kurum içi denetimlerin gerçekleştirilmesi süreçleriyle ilgili olarak Urga Teknoloji nezdinde bir Kişisel Verilerin Korunması Komisyonu kurulmuştur.

Genel İlkeler

• Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Kişisel veriler işlenirken hukuka ve dürüstlük kurallarına uyulur.
• Doğru ve gerektiğinde güncel olma: İşlenen kişisel verilerin doğru ve güncel olması sağlanır.
• Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Veriler yalnızca belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenir.
• Amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Veriler işlenme amacıyla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak işlenir.
• Gerekli süre kadar muhafaza edilme: Veriler mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanır.

İşlenen Kişisel Veriler

• Kimlik bilgisi (ad soyad, anne-baba adı, doğum tarihi vb.)
• İletişim bilgisi (e-posta adresi, iletişim adresi, telefon vb.)
• Özlük, hukuki işlem, müşteri işlem bilgileri
• Fiziksel mekân güvenliği (giriş-çıkış kayıtları)
• İşlem güvenliği (IP adresi, site giriş-çıkış bilgileri)
• Finans (banka, şube ve IBAN numarası, ücret bilgisi)
• Görsel-işitsel veri
• Çerezlerle toplanan kişisel veriler ve iş süreçleri kapsamında işlenen diğer veriler

Verisi İşlenen Kişi Grupları

• Çalışan, çalışan adayı ve stajyer
• Müşteri
• Tedarikçi ve tedarikçi yetkilisi/ortağı
• Vekaletname ile işlem yapan kişiler
• Eğitmen ve ziyaretçi

Veri İşleme Şartları

Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenmez. Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı halinde açık rıza aranmaksızın işlenebilir:

• Kanunlarda açıkça öngörülmesi;
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumdaki kişinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması kaydıyla, sözleşme taraflarına ait verilerin işlenmesinin gerekli olması;
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması;
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması;
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması;
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için zorunlu olması.

Kişisel Verilerin Aktarılması

Kişisel verilerin yurt içinde ve yurt dışında aktarılması, ilgili kanun ve yönetmeliklere uygun olarak yapılmaktadır. Aktarım yapılan alıcı grupları aşağıdaki gibidir:

Aydınlatma Yükümlülüğü

• Veri sorumlusunun ve varsa temsilcisinin kimliği;
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği;
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği;
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi;
• Kanun'un 11. maddesinde sayılan ilgili kişinin hakları.

İlgili Kişilerin Hakları

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme;
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme;
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme;
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme;
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme;
• Kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme;
• Düzeltme/silme/yok etme işlemlerinin, verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme;
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz sonucu kişinin aleyhine bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme;
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

Veri Güvenliğine İlişkin Tedbirler

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik teknik tedbirler (ağ ve uygulama güvenliği, kapalı sistem ağ, anahtar yönetimi, bulut güvenliği, erişim logları, veri maskeleme, güvenlik duvarları, yedekleme) ile idari tedbirler (KVKK eğitimleri, gizlilik sözleşmeleri, aydınlatma yükümlülüğü, politika ve prosedürler) alınmaktadır. Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler ayrıca alınır.

Veri İhlali Süreçleri

Urga Teknoloji, sistemlerine yönelik siber saldırı olup olmadığını ve verilere iç/dış aktörler tarafından hukuka aykırı erişilip erişilmediğini düzenli olarak kontrol eder. Kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durum en kısa sürede ilgilisine ve Kurula bildirilir.

VERBİS

Urga Teknoloji, VERBİS'e kayıt yükümlülüğü bulunmayan bir veri sorumlusudur.

Veri Sorumlusu ve İlgili Kişi Başvurusu

İlgili kişi başvuruları, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan "Veri Sorumlularına Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ" hükümleri uyarınca yapılır. Başvuru ve talepleriniz için bize ulaşabilirsiniz:

• Şirket: Urga Teknoloji Yazılım ve Enerji Ltd. Şti.
• Adres: Yaşamkent Mah. 3061. Cad. No: 143 Çankaya-Ankara
• E-posta: destek@urgasmart-market.com
• Telefon: +90 312 870 16 80